昆明理工大学关于印发《短期来访外宾接待管理办法》的通知

昆明理工大学关于印发

《短期来访外宾接待管理办法》的通知

各院、部、处、室、馆、中心及直属部门：

《昆明理工大学短期来访外宾接待管理办法》已经学校研究通过，现印发给你们，请遵照执行。

　　　　　　　　　　　　　　　　昆明理工大学

　　　　　　　　　　　　　　　2015年5月27日

昆明理工大学短期来访外宾接待管理办法

第一章  总则

第一条  为进一步规范我校外事接待活动，促进我校对外合作交流与国际化发展工作，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《云南省党政机关外宾接待经费管理办法》、《昆明理工大学公务接待管理规定》、《昆明理工大学接待费管理办法》等相关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的外宾，是指不具有中华人民共和国国籍的外籍人士。港澳台人士、以及代表国（境）外高校或合作机构的中国籍人员，参照本办法执行。

国（境）外文教专家来我校进行讲学和授课活动的，参照学校相关规定进行管理，不适用本办法。

科研项目中的涉外经费，按科研专项经费管理相关办法执行，不适用本办法。

第三条 学校短期来访外宾接待工作的原则是：服务外交、有利公务、友好对等、务实节俭。

第四条 按照“归口管理、计划审批、对口接待、讲求实效”和“谁主管、谁邀请、谁接待”的原则，做好短期来访外宾接待工作。

学校层面的外宾接待由外事处、国际学院归口负责；学院（部门）层面的接待由学院（部门）负责。

第二章  接待计划的管理

第五条 邀请外宾来访，须有明确目的和实质性内容；既顾及已有合作交流项目工作的连续性，又注重积极审慎地开拓确有前景的新领域；按照“小、少、精”的原则邀请。

学校层面的来访邀请，由外事处、国际学院或相关校领导签发；学院（部门）层面的来访邀请，原则上由学院（部门）签发。

邀请前应与来访外宾进行充分的沟通交流，并完成来访接待计划的报批。未经审批，不得擅自发出邀请。学院（部门）签发的邀请函，报外事处备案。

第六条  邀请学院（部门）负责牵头，按照有关外事管理规定，认真制定接待计划；明确来访者的背景、来访目的、活动日程安排、来访人数和天数、学校参加接待的校领导和相关学院（部门）人员、接待经费开支范围和预算、经费来源等内容。

第七条  接待计划按归口管理进行审批。外事处负责审核除国际学院以外的各学院（部门）的接待计划，并报主管校领导审批。国际学院的接待计划报主管校领导审批后，报外事处备案。

接待计划未经审批，不得擅自执行。接待计划一经批准，原则上不得随意变更。

第八条  对于顺访和临时来访的国（境）外人员，接待学院（部门）应及时书面报告外事处，请示主管校领导后，妥善安排好接待工作，并将相关材料报外事处备案。

第三章 来访组织接待

第九条 邀请学院（部门）负责协调相关的校领导和校内有关部门，组织实施来访接待工作。

第十条 邀请学院（部门）应安排专人负责具体接待工作，保持与来访外宾的联系，及时为来访外宾提供必要的支持和帮助。

第十一条  接待工作要符合外事有关礼仪、规格和标准的要求。

第十二条  接待人员应严格遵守外事纪律，态度热情，细致周到，保证安全，注意工作效率。

第十三条  邀请学院（部门）在接待结束后，应及时发布校园网新闻；并做好接待总结和影像资料等归档工作，有关资料报外事处备案。

第四章 接待经费预算管理

第十四条  短期来访外宾的接待经费实行预算管理，年初各学院（部门）应单独编制外宾接待费预算，经学校审批后纳入学校年度预算。各学院（部门）应在核定的年度预算内安排接待活动。

第十五条  学校设“短期来访外宾接待专项经费”，年度经费预算由学校核定，由外事处负责管理。各学院（部门）短期来访外宾接待费用，按审批的接待计划和经费预算，在外宾接待费预算中开支。

第十六条  国际学院作为学校涉外部门，按学院教育服务收入分成部分的15% 作为学院接待经费预算（含外事接待经费），由国际学院负责管理。

第十七条  邀请学院（部门）应当从严从紧控制接待经费支出，严格执行接待开支标准，不得擅自突破。

第十八条  邀请学院（部门）应当根据互惠对等原则或合作交流协议等，明确区分全部接待、部分接待和外宾自理。无互惠对等原则或外事交流协议的，招待天数不得超过5天（含抵、离境当天），超出规定天数的，一律由外宾自理。原则上不得列支外宾来滇旅费。

第十九条  为保障短期来访外宾接待工作的顺利开展，接待计划和经费预算经批准后，可按财务管理办法借支适当的备用金。

第二十条  接待费用的报销支付应严格按照有关制度执行，采用银行转账或公务卡方式结算，不得以现金方式支付。

第五章 接待经费开支范围和标准

第二十一条  外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。

第二十二条  住宿及标准

（一）外宾接待住宿应当注重安全舒适，不求奢华。原则上安排在学校国际学术交流中心；因房源、活动安排等原因，确需在校外安排的，需经校主管领导批准，但不得超过校内安排的标准。特殊情况确需超标安排住宿的，须报学校主要领导批准。

（二）外宾住房标准：副部长级及以上人员可安排套间，其他人员安排标准间或同等价位的单间。

第二十三条  日常伙食及标准

（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，突出地方特色的饮食。学校原则上只安排自助餐或工作餐。

（二）外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：部长级以上每人每天不超过600元；正、副部长级每人每天不超过500元；其他人员每人每天不超过300元。

第二十四条  宴请及标准

（一）外宾在校期间，可安排正式宴请1次。原则上安排在校内接待。

（二）宴请外宾严禁讲排场，除外宾要求外，不上高档菜品，不上高档酒水。提倡采用冷餐会、酒会、茶会等形式。

（三）宴请外宾费（含酒水、饮料）标准：省部级及以上人员每人每次不超过400元；厅局级及以下人员每人每次不超过300元。冷餐会、酒会、茶会分别为每人每次不超过150元、100元和60元。

第二十五条  交通及标准

（一）外宾用车根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少合理使用车型，尽量集中乘车，严格控制随行车辆。根据需要，可与资质合格、运营规范的公司租用车辆。

（二）外宾因需要赴州市县访问时，可按规定乘坐相应等级标准交通工具。途中伙食费按日常伙食费标准执行。

第二十六条  赠礼及标准

（一）对外赠礼应当节约从简，尽量选择具有云南特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。

（二）赠礼对象主要为外方团长夫妇，必要时可包括主要陪同人员。访问期间，学校或相关学院（部门）原则上赠礼1次，不重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。

（三）对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。每人次礼品不得超过200元。其他人员，可视情况赠送有云南民族特色或我校特色的小纪念品。

（四）礼品购置：外事处、国际学院根据年度外事接待需要提前购置礼品，费用纳入年度“外事接待专项经费”预算。其他学院（部门）确需单独采购礼品，需将采购计划及预算列入接待计划一并审批。

第二十七条  学校陪同人员及经费支出

（一）外宾来访期间，应按规定严格控制我校陪同人员人数。

（二）我方参加宴请的人数，外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

（三）外宾赴州市县访问时，我方陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等原则上按学校国内差旅费规定标准执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，经学校领导批准，可按对应的外宾接待标准执行。

（四）我校接待工作人员在外宾来访期间，确因工作需要不能按时用餐的，经学校领导批准，可以领取误餐补助。标准为每人每次早餐20元、午餐40元、晚餐40元。

第六章 附则

第二十九条  学校外事、财务、审计等部门应加强对短期来访外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。各学院（部门）要主动配合接受检查，并认真落实检查意见。

第三十条  本办法中若有与上级政府新发布的政策规定不符之处，以上级政策为准。

第三十一条  本办法由外事处负责解释。

第三十二条  本办法自2014年12月1日起执行。《昆明理工大学国（境）外来宾短期访问接待管理暂行办法》同时废止。