昆明理工大学关于印发《会议费管理办法》的通知

昆明理工大学

关于印发《会议费管理办法》的通知

各院、部、处、室、馆、中心及直属部门：

《昆明理工大学会议费管理办法》已经学校研究通过，现印发给你们，请认真遵照执行。

昆明理工大学

2014年11月17日

昆明理工大学会议费管理办法

第一章  总  则

第一条  为贯彻国家及云南省关于厉行节约制止奢侈浪费行为和精简会议的有关精神，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据《云南省省级机关会议费管理办法》的相关规定，结合我校实际制定本办法。

第二条  会议费是指校内各单位举、承办学术或行政类会议而发生的费用。外出参加各类会议发生的相关费用按《昆明理工大学差旅费管理办法》（昆理工大校字〔2014〕56号）执行。

第三条  各单位应建立健全会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。

第四条  各单位举、承办会议应该与学校教学、科研活动紧密相关，经费的使用应当与所举办的活动具有相关性。各单位举、承办的会议实行分类管理。

第五条  会议经费来源包括：财政专项经费、预算下达经费、部门教育服务项目经费、科研经费和代管项目经费。

第六条  本办法适用于学校各院、部、处、室、馆、中心，学校下属独立法人企业参照执行。

第二章  会议分类和管理

第七条  根据《云南省省级机关会议费管理办法》文件相关规定，结合昆明理工大学作为高等院校的实际情况，将各单位举、承办会议划分为学术类会议和行政类会议进行分类管理。

    第八条  各单位应当严格会议费预算管理，控制会议费预算规模、会议数量、会议开支标准和会期。会议费预算要细化到具体会议开支项目，执行中综合定额不得突破，如突破总预算，须按本办法程序审批。

    第九条  各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

    第十条  收取会务费时必须给会议代表开具发票，收取的会务费及发票存根和记账联统一交财务处入账，不得坐支现金。

第三章  会议费预算申报审批程序

第十一条  会议举、承办单位应编制会议费预算表（格式见附件一）。需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

第十二条  会议审批级别如下表所示：

会议费预算及审批对照表

注：代管项目经费是指学校接受委托代为管理的各类款项，包括党费、团费、学会（协会）会费等。审批权属学校代管经费参照预算下达经费审批流程。

第四章  会议经费开支范围和报销标准

第十三条 会议经费使用范围：会议场地租赁费、交通费、文件资料的印刷费、医药费等；按规定开支的房租费、伙食费；会议聘请专家发生的咨询费、工作人员补助以及其他相关费用。

第十四条 根据《云南省省级机关会议费管理办法》文件精神，结合我校实际情况，制定会议费开支标准如下：

（一）会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额总量内票据报销。会议费综合定额标准如下。

昆明理工大学会议费综合定额标准表

（单位：元/人天）

（二）工作人员除必须住会的以外，不安排住宿。参会人员无外地代表的会议,原则上在单位内部会议室召开。

（三）在昆明市召开的学术类会议和行政类会议，昆明市五城区范围内参会人员不安排住宿，学术类会议按每人每天220元、行政类会议按每人每天180元核定会议费。

（四）餐费票据应与会议议程中就餐地点相符。存在多地就餐或与就餐地点不符的票据不予报销。不得由旅行社等中介机构代开住宿费及餐费发票。

（五）会议费定额控制标准中“其他费用”包含：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、工作人员补贴等。

（六）会议中专家咨询费、讲课费标准参照《昆明理工大学暂不纳入绩效工资总量项目管理办法》（昆理工大校字〔2012〕53号）执行。工作人员会议期间补助开支标准为100元/人天。

（七）会议工作人员比例：学术类会议工作人员控制在代表人数的15%以内；行政类会议工作人员控制在代表人数的10%以内。

（七）会议期间发生的专家咨询费必须单列，且须附专家名单，包括身份证号、工作单位、职称、联系方式和签字，不得代签代领。校内专家咨询费及工作人员补助必须通过银行卡发放。

第十五条  召开会议不得报销下列费用：

购买文件包、洗漱用品、纪念品、礼品、土特产的费用；摆放鲜花、植物、小食品、水果、酒、香烟及设置气球拱门、制作背景板、悬挂欢迎布标、安排茶歇的费用；会议举办地的参会代表住宿费用；因提高用餐、住宿标准产生的费用；参会代表洗衣、长途电话、游览、娱乐、健身费用；以保障会务为由，添置计算机、打印机等办公用品产生的费用。

第十六条  各单位会议费支付，以银行转账或刷卡方式结算，禁止以现金方式结算。

第十七条 各单位在会议结束后应当及时汇总票据，集中办理报销手续。会议费在开支范围内凭发票报销，票据日期应在会议期间。财务部门要严格按规定审核会议费开支，对超范围、超标准开支的经费不予报销。

第十八条 会议费报销附件应包括：

（一）经批准的会议预算表及审批文件（格式见附件1）；

（二）会议通知（包含会议议程）；

（三）实际参会人员签到表（格式见附件2）；

（四）会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭据（如通过会议中心组织会议，还须附与会议中心签订的委托协议或合同等相关资料）。

第十九条  承办会议的单位负责安排会议预算，按规定对会议计划和会议费预算进行目标控制管理，按照学校预算编制的通知时间要求报送会议费预算，对会议费支出严格把关，确保内容真实、完整、合规。

第五章　监督管理

第二十条  严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁从承接会议的宾馆饭店提取现金及报销费用；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费；严禁“以会代训”，举办培训班按照其他有关管理规定执行。

第二十一条  违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任：

（一）未经批准召开会议的；

（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；

（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；

（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（五）违规报销与会议无关费用的；

（六）其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的，由财务处会同有关部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接负责人和相关负责人，报请学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的，移交司法机关处理。

第六章  附  则

第二十二条 各单位对其所举、承办的会议承担监管责任，会议所使用经费的项目负责人承担直接责任。相关责任人应切实加强会议费的管理，严禁列支与会议无关的费用。

第二十三条 会议费应遵循“收支两条线”的原则，未及时上缴学校而形成“小金库”及其他违反财经纪律的行为，由项目负责人承担责任。对于弄虚作假、举办虚假会议，虚增会议支出套取现金等违法违规行为，应按照有关规定严肃处理。

第二十四条  各单位举办国际会议按照其他有关管理规定执行

第二十五条  本办法由校党委办公室、校办公室、财务处负责解释。

第二十六条  本办法自发布之日起实行。

附件：1.昆明理工大学会议预算表

      2.昆明理工大学会议签到表

说明：1、需校长办公会或校党委会审批通过的，附相关会议纪要；

2、会议借款和报销应按会议预算执行，如突破预算，须按原程序审批；

3、收取会务费时按要求给会议代表开具发票，收取的会务费及发票存根和记账联统一交财务处入账，不得坐支现金；

4、交通费开支标准参照《昆明理工大学差旅费管理办法》中相关规定执行。

附件2             昆明理工大学会议签到表